Come inviare il portfolio a un editore: 6 errori da evitare + 1 consiglio d’oro

Inviare il portfolio agli editori per ampliare la propria rete di contatti è una delle pratiche più frequenti per noi illustratori e a mio avviso anche una delle più efficaci, sia per chi ha appena cominciato sia per chi fa questo mestiere già da qualche anno.

Come si fa a contattare gli editori nel modo giusto? Quali sono le buone pratiche e gli errori da evitare? In questo articolo voglio esaminare non tanto cosa mettere nel portfolio, quanto come inviarlo correttamente agli art director, in modo che al momento opportuno si ricordino di noi.

Dò quindi per scontato che, prima ancora di inviare il tuo portfolio, tu abbia già fatto un buon lavoro di ricerca, ovvero hai selezionato una serie di potenziali editori con cui collaborare, hai trovato il nome degli art director e il loro indirizzo e-mail.

Cominciamo dunque dagli errori più frequenti che dobbiamo evitare quando inviamo un portfolio.

Errore #1. La legge dei grandi numeri

Mandare il portfolio un po’ a tutti perché, secondo la legge dei grandi numeri, prima o poi qualcuno risponderà, è un errore. Se il tuo stile o le tue tematiche preferite non hanno nulla in comune con quelle dell’editore, lascia perdere. Non solo l’editore non ha nessun motivo per sceglierti, ma la tua email probabilmente farà anche irritare la persona che la riceve, perché le stai facendo perdere tempo. Sono molto più efficaci dieci portfolio inviati a editori super selezionati, piuttosto che trenta sparati nel mucchio.

Errore #2. Il mittente a caso

Questo potrebbe sembrarti un errore da poco, ma forse non ti è mai capitato di ricevere email da iPhone, Email casa o Hello. Se non imposti bene il mittente, le email che mandi potrebbero confondere, essere percepite come irrilevanti o come spam. Controlla che nella tua casella di posta nel campo del mittente ci sia tu! 

Vanno bene:
– Nome e Cognome (es. Silvia Bettini)
– Nome + Nome del vostro brand (es. Silvia Bettini | Insalata Illustrata, oppure Silvia di Insalata Illustrata)
Eviterei:
– solo il nome di battesimo (es. Silvia)

Mandati un’email di prova e vedi se è il caso di fare alcuni aggiustamenti.

Errore #3. La candidatura spontanea

Cura l’oggetto dell’email. Per prima cosa, evita di usare parole che potrebbero far finire la tua email nella posta indesiderata, come parole o espressioni sensazionalistiche, sequenze di punti esclamativi, testi in maiuscolo.
Un’altra cosa assolutamente da evitare è un oggetto troppo banale, come Proposta di collaborazione o Candidatura spontanea. Sono dell’idea che dato che siamo creativi dovremmo esserlo anche nel primo impatto e mostrare un po’ di creatività fin dall’oggetto dell’email. In questo articolo ci sono alcune idee a cui potresti ispirarti per scrivere un oggetto originale.
Ultima cosa ma non meno importante: se stai rispondendo a un annuncio e ti viene richiesto di scrivere Candidatura XYZ, devi usare quella dicitura esatta, altrimenti la tua email potrebbe andare persa.

Errore #4. Non curare la presentazione

Mai mandare un portfolio senza accompagnarlo con due righe di presentazione. Mai scrivere la presentazione in un PDF allegato, la presentazione deve essere nel testo dell’email. Inoltre deve essere concisa e dire solo quello che serve all’art director che la riceve: chi sei, cosa fai, cosa stai allegando e come contattarti. Se vuoi, puoi aggiungere qualcosa di personale, come ad esempio perché ti piacerebbe collaborare con loro, oppure una novità che hai visto o letto di recente che riguarda l’editore a cui stai scrivendo.

Non ti dilungare in racconti biografici o simpatici aneddoti, l’art director medio non ha tempo da perdere.

Dopo che hai scritto la tua presentazione, rileggila cronometrandoti. Quanto tempo ci vuole per leggerla? Sotto i 30 secondi? Bene. Se ci vuole di più, taglia.

Errore #5. Mandare gli allegati come pare a te (e non come vogliono loro)

Ormai stiamo proprio entrando nel vivo. In che modo allegare il portfolio vero e proprio? Quattro-cinque jpeg a bassa risoluzione? Un PDF? Solo un link al nostro sito? Purtroppo non c’è una risposta che vada bene per tutti, ma in questo caso può aiutarci una veloce ricerca. Se stai mandando il tuo portfolio all’azienda PincoPallo, la prima cosa che devi fare è andare sul sito pincopallo.com e leggere con attenzione in che modo vogliono ricevere i portfolio. Quasi tutti gli editori hanno una sezione nel loro sito dove dichiarano esattamente se gradiscono gli allegati e in quale formato lo vogliono (PDF, JPEG, solo link esterno). In mancanza di indicazioni precise, ti consiglio di mandare un PDF unico, però non c’è una regola precisa.

In ogni caso, quando mandi allegati in un’email, devi assolutamente seguire queste regole:

•  Nel caso di un unico PDF, fai in modo che sia leggero (cerca di non superare i 2 Mb) e se è più pesante usa questo sito per comprimerlo.
• Nel caso di una selezione di JPEG, fai in modo che siano leggerissimi (non più di 200 kb), se sono più pesanti aiutati con questo sito che renderà e immagini più leggere senza compromettere la qualità.
• Nomina sempre gli allegati (PDF o JPG) in modo che contengano il tuo nome e cognome, come ad esempio Nome_Cognome_01.jpg
  

Errore #6. Il copia e incolla non è sempre tuo amico

Non mandare a tutti lo stesso portfolio, ma scegli attentamente quali lavori mandare, caso per caso. Ogni editore è diverso e non necessariamente sarà interessato a tutto quello che fai: il mio consiglio è di fare una selezione dedicata a ogni potenziale cliente a cui ti vuoi presentare. Se ti stai rivolgendo a una rivista femminile, non mandare le tue illustrazioni per l’infanzia, ma manda solo immagini che davvero hanno senso per quello specifico cliente.

Consiglio d’oro #1 Vesti i loro panni

Per finire, ecco il consiglio più importante di tutti: mettiti sempre nei panni del tuo destinatario e porta rispetto al tempo che ti dedica nel leggere la tua email. 

Se hai frequentato il mio corso Disegnare per Mestiere questa cosa del “mettersi nei panni di” me l’hai già sentita dire mille volte; in tal caso, porta pazienza! Se invece non me l’hai mai sentito dire prima, mi spiego meglio con due esempi. 

Esempio A.
Mi chiamo Sylvie Betty, sono l’Art Director della PincoPallo e ricevo il tuo portfolio. Mi hai inviato un’email con un oggetto che mi ha incuriosito e mi ha strappato un sorriso, mi hai scritto una presentazione che ho letto in 30 secondi, dalle 5 immagini che mi hai mandato vedo che sei brava e che le tue illustrazioni possono fare al caso mio; infine hai messo anche il link al tuo portfolio e da lì posso vedere che il tuo stile è femminile e moderno, molto adatto allo stile della rivista per cui lavoro. Mi sei piaciuta, archivio le tue immagini nel mio hard disk e ti mando due righe dicendoti che alla prima occasione ti proporrò di lavorare insieme.

Esempio B.
Mi chiamo Sylvie Betty, sono l’Art Director della PincoPallo e ricevo il tuo portfolio. Il mio nome di battesimo non l’hai scritto correttamente, la tua presentazione era lunghissima e non l’ho letta fino in fondo (perché onestamente non ho 10 minuti da dedicare a ogni potenziale candidato), dalle immagini che mi hai mandato posso dedurre che sei brava, ma che ti occupi principalmente di ritratti iper realistici, e quindi mi chiedo: “ma perché questa illustratrice vuole collaborare con noi, che siamo un magazine di food?”
Nel primo caso la tua email avrà procurato un sentimento di soddisfazione e gratitudine, nel secondo caso un senso di fastidio e perdita di tempo.

E quindi, prima di cliccare invia, controlla: hai scritto correttamente il suo nome? (sul serio, controlla tre volte!) Il tono della tua email è gentile? La tua presentazione è concisa ma ha anche un tocco personale? L’allegato contiene il tuo nome e cognome per una facile archiviazione? Quello che stai per mandare è utile a chi lo riceve? Se hai risposto di sì a tutte queste domande la tua email verrà accolta con un senso di gratitudine, e se son rose fioriranno! 

Hai trovato utili questi consigli? Fammelo sapere qui sotto nei commenti!